Onfinity ERP by Ascot

1. النطاق والمسؤوليات

توضح هذه السياسة كيفية تعامل تطبيق Onfinity ERP by Ascot مع المعلومات. تتولى شركة Ascot Enterprise Solutions تطوير التطبيق ودعمه، ويربط التطبيق الموظفين ببيئة Onfinity ERP التي تختارها أو توفرها مؤسستهم.

تحدد جهة عملك أو مؤسستك عادةً أغراض معالجة معلومات العمل ونظام ERP وطرق معالجتها، وتكون المتحكم الرئيسي بهذه البيانات. وقد تعالج Ascot المعلومات بصفتها مقدم خدمة عند استضافة التطبيق أو الخدمات المرتبطة به أو صيانتها أو دعمها.

يجب توجيه الأسئلة والطلبات المتعلقة بسجل وظيفي أو سجل ERP محدد إلى مؤسستك أولاً.

2. المعلومات التي يتعامل معها التطبيق

بحسب الوحدات التي تفعلها مؤسستك والإجراءات التي تختارها، قد يصل التطبيق إلى المعلومات التالية أو يستلمها أو يخزنها أو يرسلها:

• بيانات الهوية والاتصال، بما في ذلك الاسم واسم المستخدم ومعرّف الموظف أو المستخدم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف وصورة الملف الشخصي والشركة والدور والمؤسسة.
• بيانات المصادقة والأمان، بما في ذلك رموز الجلسة ومعلومات تسجيل الدخول الموحد من Microsoft ومعرّف تثبيت ينشئه التطبيق واسم الجهاز أو طرازه ورمز الإشعارات وتفضيلات فتح التطبيق بالمصادقة البيومترية.
• سجلات العمل ونظام ERP، بما في ذلك أوقات الحضور والإجازات والموافقات والمهام والتدريب والأصول والمستندات وطلبات الدعم والشكاوى والإنذارات وطلبات الاستقالة والمصروفات والمطالبات والسلف والقروض وقسائم الرواتب.
• الموقع الدقيق أو التقريبي ومعلومات الشبكة المحلية أو عنوان IP عند الحاجة للتحقق من إجراء الحضور في موقع عمل معتمد.
• الصور والملفات التي تختار تقديمها، بما في ذلك صور الملف الشخصي والإيصالات وإثباتات الإجازة ومستندات الموظف وملفات CRM ومرفقات الدعم.
• الرسائل والتعليقات والمحتوى الآخر المقدم عبر ميزات التواصل ومسارات العمل والدعم المفعلة.
• المعلومات التقنية اللازمة لتشغيل التطبيق ودعمه، بما في ذلك إصدار التطبيق ونوع الجهاز أو نظام التشغيل ومعلومات تسليم الإشعارات واستخدام الميزات وسجلات التشخيص المحفوظة محلياً.

يتحكم نظام تشغيل الجهاز في القوالب البيومترية، ولا يستلمها التطبيق.

3. كيفية استخدام المعلومات

تُستخدم المعلومات للأغراض التالية:

• مصادقة المستخدمين وحماية الجلسات وربط المستخدم بالشركة والدور والمؤسسة المناسبة.
• تقديم وظائف ERP والموارد البشرية والحضور والموافقات والمستندات والتواصل والإشعارات التي يطلبها المستخدم أو المؤسسة.
• التحقق من موقع الحضور أو شبكة مكان العمل عند تفعيل هذه الضوابط.
• عرض صور الملف الشخصي ومعالجة المرفقات التي يختارها المستخدم للغرض الوظيفي المرتبط بها.
• معالجة الأعطال وتقديم الدعم ومنع إساءة الاستخدام والمحافظة على موثوقية الخدمة.
• الوفاء بالالتزامات التعاقدية والوظيفية والتدقيقية والأمنية والقانونية المطبقة.

4. الأذونات وخيارات المستخدم

يطلب التطبيق أذونات الجهاز عند الحاجة إلى وظيفة مدعومة.

• تُستخدم الكاميرا لمسح رموز QR.
• يُستخدم الموقع للتحقق من موقع الحضور.
• يتيح إذن الإشعارات استقبال تنبيهات ERP والموارد البشرية.
• يبدأ المستخدم بنفسه اختيار الصور والملفات.
• يمكن استخدام المصادقة البيومترية الاختيارية لفتح جلسة تطبيق محمية محلياً.
• لا يتضمن التطبيق وظائف NFC.

يمكنك إدارة الأذونات من إعدادات جهازك. وقد يؤدي رفض إذن معين إلى تعذر تشغيل الوظيفة المرتبطة به.

5. صور الحضور والتعرف على الوجه وميزة Face ID

تمت إزالة ميزة التقاط صور الحضور ورفعها من إصدار التطبيق الذي تغطيه هذه السياسة. لا يلتقط التطبيق صوراً شخصية أثناء تسجيل الحضور أو الانصراف، ولا يجري التعرف على الوجه أو المطابقة الآلية للوجوه، ولا ينشئ قوالب بيومترية للوجه.

تُستخدم ميزة Face ID الاختيارية لفتح التطبيق بأمان فقط. يتولى نظام تشغيل Apple عملية المصادقة. ويتلقى التطبيق نتيجة نجاح أو فشل المصادقة، لكنه لا يستطيع الوصول إلى صور Face ID أو قوالبها البيومترية، ولا يستلمها أو يخزنها أو يرسلها.

قد تحتوي صور الملف الشخصي والمرفقات التي يختار المستخدم تقديمها على وجوه. تُعامل هذه الصور كمحتوى عادي يقدمه المستخدم لأغراض الملف الشخصي أو الإجراء الوظيفي المعني. لا يستخدمها التطبيق للتعرف على الوجه أو المطابقة الآلية. توضح الأقسام 2 و3 و6 و8 كيفية استخدامها والإفصاح عنها والاحتفاظ بها.

6. الإفصاح ومقدمو الخدمات

تُرسل المعلومات إلى خادم Onfinity ERP الذي تضبطه مؤسستك، ويخضع الوصول إليها للأدوار المخولة وضوابط الوصول الخاصة بالمؤسسة.

قد يعالج موظفو Ascot المعلومات عندما يكونون مخولين تحديداً لتقديم الاستضافة أو الصيانة أو الدعم. وقد يعالج مقدمو الخدمات اللازمة لوظائف التطبيق الأساسية المعلومات ذات الصلة، بما في ذلك Microsoft لتسجيل الدخول وGoogle Firebase للإشعارات وخدمات المحادثة المفعلة.

قد يتم الإفصاح عن المعلومات عندما يتطلب القانون ذلك أو عندما يكون ضرورياً لحماية المستخدمين أو المؤسسة أو Ascot أو الخدمة.

لا تبيع Ascot المعلومات الشخصية. ولا يستخدم التطبيق المعلومات الشخصية للإعلانات المقدمة من أطراف أخرى أو للتتبع الإعلاني عبر التطبيقات.

7. الأمان

يتطلب التطبيق استخدام HTTPS لاتصالات التشغيل المدعومة. ولا يدعم عناوين العملاء التي تستخدم HTTP فقط.

تُشفّر البيانات أثناء نقلها بين التطبيق ونظام ERP وخدمات الحضور وتسجيل الدخول من Microsoft وFirebase وغيرها من الخدمات المدعومة باستخدام بروتوكول TLS. ويستخدم التطبيق تخزيناً آمناً على الجهاز لمعلومات الجلسة الحساسة.

تبقى المؤسسات مسؤولة عن إعداد خوادم ERP وشبكاتها وضوابط الوصول إليها وأمانها وممارسات النسخ الاحتياطي الخاصة بها.

لا توجد وسيلة تخزين أو نقل إلكتروني يمكنها ضمان الأمان المطلق.

8. الاحتفاظ والحذف

يتم الاحتفاظ بالسجلات الوظيفية وصور الملف الشخصي والمرفقات وفق سياسات المؤسسة المرتبطة ومدد الاحتفاظ المضبوطة والالتزامات المطبقة. وقد تختلف مدد الاحتفاظ بين المؤسسات وأنواع السجلات. لمعرفة المدة المطبقة على معلوماتك، تواصل مع الموارد البشرية أو مسؤول نظام ERP في مؤسستك.

تُحفظ معلومات التطبيق المحلية بالقدر اللازم للمصادقة والاستمرارية دون اتصال والإشعارات وتشغيل التطبيق. وتُحذف المعلومات ذات الصلة أو تُبطل عند الاقتضاء أثناء تسجيل الخروج أو إعادة ضبط التطبيق أو إلغاء تثبيته. لا تؤدي هذه الإجراءات تلقائياً إلى حذف السجلات الموجودة في نظام ERP الخاص بالمؤسسة.

قد تبقى صور الحضور التي رُفعت باستخدام إصدارات سابقة ضمن سجلات نظام ERP الخاص بالمؤسسة. لا يؤدي تحديث التطبيق أو إزالة ميزة صور الحضور إلى حذف هذه الصور السابقة تلقائياً. وتظل المؤسسة مسؤولة عن الاحتفاظ بها وحذفها.

قد تبقى بعض سجلات التدقيق أو الأمان أو النسخ الاحتياطي أو السجلات المطلوبة قانونياً لفترات أطول.

لا ينشئ التطبيق حساباً استهلاكياً مستقلاً. تقوم مؤسسة المستخدم بإنشاء الحسابات وإدارتها.

لطلب الوصول إلى حساب أو صورة أو مرفق أو سجل وظيفي، أو تصحيحه أو تصديره أو تقييد معالجته أو حذفه، تواصل مع الموارد البشرية أو مسؤول نظام ERP أو مسؤول الخصوصية في مؤسستك. تُعالج الطلبات وفق إجراءات المؤسسة والمتطلبات المطبقة. وتساعد Ascot المؤسسة عند الحاجة.

9. المعالجة الدولية وخصوصية الأطفال

قد تتم معالجة المعلومات في الدولة التي تستضيف فيها مؤسستك نظام ERP، أو حيث تعمل Ascot أو الجهات المخولة المقدمة للخدمات، أو حيث تقدم Microsoft وGoogle خدماتهما، وذلك وفق الضمانات المطبقة.

التطبيق مخصص للقوى العاملة في المؤسسات واستخدام نظام ERP، وليس موجهاً للأطفال. وتتحمل المؤسسات مسؤولية التأكد من استيفاء المستخدمين المضافين لمتطلبات الأهلية والحد الأدنى للعمر المطبق.

10. التغييرات والتواصل

قد تُحدّث هذه السياسة عند تغير التطبيق أو الخدمات أو المتطلبات المطبقة. وستُنشر النسخة المحدثة على هذه الصفحة مع تاريخ محدث.

أما الطلبات المتعلقة بسجلاتك الوظيفية أو سجلات ERP، فيجب توجيهها إلى مؤسستك أولاً.